İşletme defteri, önemli bir muhasebe belgesi olarak şirketlerin finansal durumunu ve mali işlemlerini kaydeder. Bu defterde; şirketin gelirleri, giderleri, borçları ve varlıkları ile ilgili detaylı bilgiler düzenli bir şekilde yer alır. İşletme defteri sayesinde finansal durumu izlemek, vergi ödemelerini belirlemek ve yasal düzenlemelerle uyumlu bir şekilde çalışmak mümkündür.
İşletme defterini genellikle muhasebe departmanı ya da muhasebe uzmanları tutar. Ancak küçük bir şirketiniz varsa, işletme sahibi olarak siz veya birkaç çalışanınız bu görevi üstlenebilir. İşletme defterinde kasa, banka, alacaklar, borçlar ve genel muhasebe defterleri yer alır. Bu defter, şirketlerin sürekliliği ve verimliliği açısından büyük önem arz eder.
İçindekiler
İşletme Defteri Ne İşe Yarar?
İşletme defterinin temel amacı; bir şirketin mali durumunu takip etmek, finansal faaliyetleri kayıt altına almak ve bunların tümünü düzenli bir şekilde belgelemektir. Defterin diğer önemli amaçları arasında ise şunlar yer alır:
- Şirketler, bu defter sayesinde ekonomik sağlıklarını değerlendirebilir.
- İşletme defteri sayesinde şirket sahipleri ve yöneticiler, finansal verileri analiz edebilir ve stratejik kararlar alabilir. Nakit akışı, borçlanma, kâr marjı gibi konularda durum değerlendirmesi yaparak iyileştirmeye yönelik adımlar atabilirler.
- Şirketlerin vergi beyannamelerini hazırlaması açısından gerekli olan finansal bilgiler, bu defterde yer alır. Vergi mevzuatına göre düzenlenmesi zorunlu olan vergi defteri, işletmelerin vergi ödemelerini takip etmeleri ve vergi kurallarına uygun bir şekilde faaliyet göstermeleri açısından önemlidir.
- İşletme defterini yasal gereksinimlere göre düzenlemek, işletme için hukuki bir güvence sağlar. Özellikle vergi denetimi gibi hukuki durumlarla karşılaşıldığında, mali geçmişi gösteren düzenli bir defter hukuki süreçleri daha iyi yürütmeye yardımcı olur.
- Şirketin mali geçmişini belgeleyen işletme defteri, kredi ilişkilerinin güçlenmesine destek olabilir. Çünkü bankalar ve diğer finans kuruluşları, şirketin finansal durumunu analiz etmek için bu deftere bakabilir.
İşletme Defteri Nasıl Tutulur?
İşletme defterini doğru ve düzenli bir şekilde tutmak, şirketinizin finansal verimliliği açısından oldukça önemlidir. Bu defteri tutarken bilmeniz gereken temel adımlar ise şunlardır:
- Temel muhasebe terimlerine hakim olmanız önemlidir. Bu sayede muhasebe hesaplarını anlayabilir ve doğru bir şekilde kayıt tutabilirsiniz.
- İşletme defteriniz için kullanacağınız muhasebe sistemini seçmelisiniz. İsterseniz manuel bir şekilde isterseniz yazılımlar aracılığıyla defterinizi tutabilirsiniz. Muhasebe yazılımları, sahip oldukları özellikler ile finansal işlemlerinizi daha etkili yönetmenize yardımcı olur.
- Şirketinizin ihtiyacına uygun olarak işletme defterinizde hangi defter türlerinin yer alacağını belirlemelisiniz. Bu defterler arasında borçlar defteri, banka defteri, alacaklar defteri, kasa defteri ve genel muhasebe defteri yer alır.
- Finansal işlemleri gösteren bütün belgeleri saklamanız çok önemlidir. Fatura, makbuz, dekont gibi belgeleri düzenli bir şekilde muhafaza etmek muhasebe kayıtlarının doğruluğunu kanıtlamak ve muhasebe denetimleri açısından gereklidir.
- Her gün yaptığınız finansal işlemleri düzenli bir şekilde kayıt altına almalısınız. Böylece gelir, gider, borç gibi mali işlemleri güncel bir şekilde takip edebilirsiniz.
- Muhasebe dönemlerinin sonunda hesapları kapatmak ve mali durumu değerlendirmek şirketinize fayda sağlar. Genellikle 1 yıllık süre sonunda yapılan bu kapatma işleminin sıklığını, şirketinize uygun olarak da belirleyebilirsiniz. Bu dönemlerde bilanço, gelir belgesi gibi mali raporlar oluşturmanızda fayda vardır.
Şirketlerin düzenli ve doğru bir şekilde işletme defteri tutması, finansal verimlilik açısından son derece önemlidir.
İşletme Defterini Kimler Tutar?
İşletme defterini tutma görevi, genellikle muhasebe bilgisine sahip veya muhasebe alanında profesyonelleşmiş kişilere aittir. Bu sorumluluk, şirketin büyüklüğüne bağlı olarak farklı kişiler tarafından alınabilir. Bu defteri tutabilecek kişiler arasında şunlar yer alır:
- Şirket Sahibi veya Yönetici: Özellikle küçük işletmelerde, defteri tutma görevini şirket sahibi veya yönetici yerine getirebilir. Tabii ki muhasebe bilgisine sahip olmaları ve mali işlemleri düzenli bir şekilde kaydedebilmeleri oldukça önemlidir.
- Muhasebe Büroları ve Profesyonel Şirketler: Şirket olarak muhasebe hizmeti veren özel muhasebe büroları veya firmaları ile anlaşabilirsiniz. Böylece defterinizin profesyonel bir şekilde tutulduğundan emin olabilirsiniz.
- Şirketin Muhasebe Departmanı: Orta veya büyük ölçekli bir işletmeniz varsa, bir iç muhasebe departmanına sahip olmanız gerekir. Bu sayede işletme defterinizi tutma ve finansal rapor düzenleme işleri için ayrı bir ekibe sahip olabilirsiniz. Muhasebe departmanında çalışanlar, muhasebe alanında eğitim almış ve uzman kişiler olduğundan defterinizin doğru bir şekilde tutulmasını sağlayabilirsiniz.
- Harici Muhasebeciler ve Mali Danışmanlar: Harici muhasebecilerden ve mali danışmanlardan, işletme defterinizi tutması için özel hizmet alabilirsiniz. Bu uzmanlar, şirketinizin muhasebe süreçleri ve mali yönetimi konusunda da size destek olur.
- Muhasebe Yazılımı Kullananlar: Çeşitli muhasebe yazılımlarını kullanarak defterinizi düzenli bir şekilde tutmanız mümkündür. Böylece büyük bir iş yükünden kurtulabilir ve maliyet tasarrufu yapabilirsiniz.
İşletme Defteri Örneği
İşletme defterlerinde genellikle tüm veriler tablo şeklinde yer alır. İster manuel ister çeşitli programlarla düzenleyin, defterinizin basit ve anlaşılır olması çok önemlidir. Bu nedenle tablolardan yardım alabilirsiniz. Aşağıda işletme defterinde yer alan farklı defterler ile ilgili örnekler verilmiştir.
- Kasa Defteri:
| Tarih | Açıklama | Gelir (₺) | Gider (₺) | Bakiye (₺) |
| 01.01.2024 | Başlangıç bakiye | – | – | 5.000 |
| 05.01.2024 | Satış | 3.000 | – | 8.000 |
| 10.01.2024 | Alış | – | 1.500 | 6.500 |
| 15.01.2024 | Gider | – | 800 | 5.700 |
- Banka Defteri:
| Tarih | Açıklama | Gelir (₺) | Gider (₺) | Bakiye (₺) |
| 01.01.2024 | Başlangıç bakiye | – | – | 10.000 |
| 08.01.2024 | Havale | 2.500 | – | 12.500 |
| 12.01.2024 | Kira ödemesi | – | 1.200 | 11.300 |
- Alacaklar Defteri:
| Tarih | Müşteri | Tutar (₺) |
| 05.01.2024 | A | 2.000 |
| 07.01.2024 | B | 800 |
- Borçlar Defteri:
| Tarih | Tedarikçi | Tutar (₺) |
| 10.01.2024 | X | 1.500 |
| 13.01.2024 | Y | 2.300 |
- Genel Muhasebe Defteri:
| Tarih | Açıklama | Borç (₺) | Alacak (₺) |
| 03.01.2024 | Satış | – | 2.700 |
| 07.01.2024 | Alış | 1.200 | – |
| 11.01.2024 | Gider | 900 | – |
İşletme defterini, muhasebe alanında uzman kişiler veya şirketlerin muhasebe departmanları tutmalıdır.
İşletme Defterinden Bilançoya Geçiş
Şirketiniz belirli bir büyüklüğe veya ciro seviyesine ulaştığında finansal durumunuzu daha iyi değerlendirebilmek için işletme defterinden bilanço esasına geçiş yapmanız gerekir. Deftere kaydettiğiniz finansal işlemlerin sonuçlarını, bilançoda borçların, varlıkların ve sermayelerin yer aldığı tabloda özetlemelisiniz. İşletme defterinden bilançoya geçiş için izlemeniz gereken adımlar şunlardır:
- Öncelikle şirketinizin varlıklarını belirlemelisiniz. Yani şirketinizin sahip olduğu değerleri varlıkları listelemelisiniz. Bunlar arasında banka hesapları, kasa, alacaklar, stoklar yer alır.
- Ardından şirketinizin borçlarını listelemeli ve taahhüt ettiğiniz finansal yükümlülükleri belirlemelisiniz. Kredi borçları ve tedarikçi borçları gibi borçlar bunlar arasındadır.
- Sermaye yani net varlık hesaplaması yapmalısınız. Bunun için şirketinizin varlıklarından borçlarını çıkarmalısınız.
- Varlıkları, borçları ve sermayeyi gösteren bilanço tablosunu hazırlamalısınız.
- Bilanço tablosunu oluşturduktan sonra defterde yer alan diğer finansal tabloları da gözden geçirmelisiniz. Böylece şirketinizin genel mali performansı hakkında da bilgi edinebilirsiniz.
İşletme defterinden bilançoya geçiş, büyüyen şirketinizin finansal sağlığını analiz etmeniz ve mali stratejiler geliştirmeniz açısından oldukça önemlidir. Özellikle güçlü ve sürdürülebilir bir şirkete sahip olmak için bilanço defterine geçiş işlemlerine önem vermelisiniz.
Türkiye’deki Şirketinizi Mükellef ile Kurun ve Yönetin
Siz de Türkiye’de şirket kurmak ve finansal süreçlerinizi verimli bir şekilde yürütmek istiyorsanız, Mükellef’ten destek almayı tercih edebilirsiniz. Böylece online olarak şirketinizi ve ön muhasebe programı ile finansal süreçlerinizi uçtan uca yönetebilirsiniz. Mükellef sayesinde ayrıcalıklı hizmetlere erişebilir ve şirket kuruluşu, mali işlemler gibi konularda kolaylık elde edebilirsiniz. Detaylı bilgi için hemen bizimle iletişime geçin.
