Son yıllarda ortaya çıkan inovatif fikirler ile birlikte hızla değişen iş dünyasında, geleneksel ofislerin gerekliliği de artık sorgulanmaya başlandı. Daha esnek maliyetlerin yanı sıra, son derece etkin bir alternatif olan sanal ofisler artık birçok şirket için cazip bir seçenek olarak öne çıkıyor. Sanal ofisin ne olduğunu, nasıl kurulduğunu ve sağladığı avantajları merak ediyorsanız, yazıyı okumaya devam edebilirsiniz.
İçindekiler
Sanal Ofis Nasıl Kurulur?
Günümüz iş dünyasında giderek daha fazla tercih edilen sanal ofis, temelde bir şirketin fiziksel ofis alanı kiralamadan iş adresi sağlanarak profesyonel faaliyetlerini yürütebildiği hizmet türü olarak tanımlanabilir. Bu ofis türü, operasyonunu yönetmeyi planladığınız işler için fiziksel ortam sunmanın yanı sıra profesyonel anlamda iş adresi de sağlar. Bu adresi resmi belgeleriniz için kullanabileceğiniz gibi, müşterilerinizle ya da iş ortaklarınızla bağlantı kurmak için de tercih edebilirsiniz. Prestijli bir iş adresine sahip olduğunuzda, hem şirketinizin güvenirliğini artırırsınız hem de potansiyel iş ilişkilerinizi çok daha emin adımlarla yönetebilirsiniz.
Şirketler için pek çok avantajı beraberinde getiren sanal ofislerin kurulumu da, tıpkı ticari işletmeler gibi belirli süreçlere tabidir. Eğer ofis kiralama ile ilgili planlarınız varsa, öncelikle verim elde etmek açısından ihtiyaçlarınızı belirlemeniz gerekir. Hangi hizmetlere gereksinim duyduğunuza ya da hangi bölgelerde iş adresine sahip olmak istediğinize karar verdikten sonra harekete geçebilirsiniz.
İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra, sağlayıcıları karşılaştırarak sizin için en uygun platformlarla görüşmeye başlayabilirsiniz. Sağlayıcı karşılaştırması yaparken hangi hizmetlerin sunulduğu, ofis lokasyonu, ücretlendirme ya da ek hizmetler gibi detayları da göz önünde bulundurmanız gerekir. Aksi takdirde tercih ettiğiniz sağlayıcı, iş yükünüz ve ihtiyaçlarınız ile ilgili beklentilerinizi karşılayamayacağı için bazı sorunlarla karşılaşma ihtimaliniz de olabilir.
Sanal Ofis Nasıl Kiralanır?
Doğru şekilde yapılandırılmış sanal ofis kiralama süreci, hem yasal hem de profesyonel olarak herhangi bir sorunla karşılaşmanızı engeller. Kiralama sürecine geçmeden önce, iş adresi sağlayıcılarının fiziksel ofislerini ziyaret etmek, ofis kalitesini ve sağladıkları hizmetleri yerinde gözlemlemek, bilinçli tercihler yapmanıza yardımcı olur. Ayrıca yerinde gözlemleme neticesinde, karşılaşabileceğiniz eksiklikleri de anında tespit etme şansına sahip olursunuz.
Kendiniz için bir ofis belirledikten sonra müşteri incelemeleri ya da sağlayıcının geçmiş performansları gibi referansları da değerlendirerek daha uygun kararlar verebilirsiniz. Tüm bu değişkenler ışığında, kiralamayı planladığınız ofise karar verdikten sonra yasal olarak her iki tarafın da kabul etmeye söz verdiği maddelerden oluşan evrakları incelemeye başlayabilirsiniz.
Anlaşma maddelerinin yer aldığı evraklarda bulunan hangi hizmetlerin sunulacağı, ödeme koşulları veya sözleşmenin süresi gibi detayları incelemeniz de oldukça önemlidir. Herhangi bir sorun yaşanmaması açısından, sözleşmeyi imzalamadan önce yasal yükümlülüklerle ilgili profesyonel destek almanız gerekebilir. Her iki taraf için de taahhütler netleştikten sonra, sanal ofisinizi kullanmaya başlayabilirsiniz.
Bazı bölgelerde, ofisi kullanmadan önce yönetmeyi planladığınız işletmenin kimliğini doğrulamanız gerekebilir. Şirketinizin sahip olduğu resmi belgeleri, ilgili kişilerin kimlik bilgileri veya kira kontratı gibi evrakları ofis sağlayıcınızla koordinasyon içerisinde yetkili birimlere aktararak, resmi kaydınızı gerçekleştirebilirsiniz. Unutmayın, kimlik doğrulama prosedürü sağlayıcının gereksinimlerine uygun olarak düzenlenmeli ve takip edilmelidir.
Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?
Günümüz koşullarında sanal ofislerin şirket sahipleri için sunduğu en büyük avantaj, maliyet tasarrufudur. Çünkü fiziksel bir ofis kiraladığınızda stopaj, yüksek kira, elektrik, su, temizlik, güvenlik ve ofis ekipmanları gibi bir dizi maliyetle karşı karşıya kalabilirsiniz. Bu ofis türünü kullandığınızda ise sadece ihtiyaç duyduğunuz hizmetlere ödeme yaptığınız için, söz konusu maliyetlerin büyük bir kısmını ortadan kaldırabilirsiniz. Dolayısıyla fiziksel ofise kıyasla daha ekonomik bir seçenektir.
Sanal ofisler şirketlerin mali yükümlülüklerini azaltmakla kalmaz aynı zamanda çalışma serbestisi de sağlar. Çalışanlar ve yöneticiler, sunulan esneklik neticesinde evden ya da herhangi bir ortamdan çalışma fırsatı yakalayabilirler. Bu sayede özellikle sürekli olarak iş seyahatinde bulunan kişiler, diledikleri her ortamda çalışma sürecine dahil olarak katkılarını sunmaya devam edebilirler.
Kimler Sanal Ofis Kullanmalıdır?
Sanal ofis, birçok farklı iş kolu ve profesyonel için uygundur ancak özellikle KOBİ’ler gibi sınırlı bir bütçe ile serüvenlerine başlayanlar için ekonomik açıdan sağladığı avantajlar ön plana çıkar. Böylece sınırlı bütçeye sahip işletmeler, hem profesyonel bir iş adresine sahip olabilir hem de müşterilerin gözünde güvenilir bir imaj yaratabilirler.
Yeni işletmeler ve girişimciler de, maliyetleri minimize etmenin yanı sıra operasyonları yönetmek için ilk aşamada sanal ofisleri tercih edebilirler. Şirketler büyüdükçe, fiziksel ofis kiralamak daha uygun bir yöntem olarak değerlendirilebilir, ancak başlangıç aşamasında bu ofis türünü tercih etmek, kaynakları verimli şekilde yönetmeye yardımcı olabilir. Bu sayede fiziksel ofis için harcanması öngörülen kaynaklar başka alanlara transfer edilerek şirketin büyüme süreci hızlandırılabilir.
Küresel çapta aksiyon alanına sahip olan şirketlerin, farklı ülkelerde temsilcilikleri veya iş adreslerinin bulunması pek çok konuda avantajı da beraberinde getirir. Sağlayıcılar, şirketlerin uluslararası alanda varlık oluşturmasına yardımcı olarak yurt dışındaki faaliyetlere hakim olmalarını kolaylaştırabilir. Dolayısıyla küresel alanda faaliyet göstermeyi planlayan şirketler de sanal ofislerden faydalanabilirler.
Sanal Ofis Fiyatları Nelerdir?
Fiziksel ofislere kıyasla şirket faaliyetlerini daha ekonomik koşullar altında devam ettirmenize yardımcı olan sanal ofisler, sağlayıcıların belirlediği oranlarda ücretler ödenerek kiralanır. Tıpkı fiziksel ofislerde olduğu gibi süre, ek hizmetler, lokasyon veya hizmetlerin kapsamı gibi değişkenler düşünüldüğünde, kiralama fiyatlarında da farklılıklar görülebilir. Bu nedenle, ofis kiralamadan önce sözleşme koşullarını detaylı bir şekilde inceleyerek, hem mevcut hem de ek maliyetleri mutlaka göz önünde bulundurmanız gerekir.
Sanal Ofis Gider Gösterilebilir mi?
Sanal ofis giderlerinin yasal kabul edilmesi ve gider gösterilmesi için, şirketinizin ilgili yasal gerekliliklere uygun olması gerekir. Vergi ve işletme yasalarına uygunluk söz konusu ise, ofis giderleri şirket giderleri kapsamında değerlendirilerek vergi avantajlarından faydalanılabilir.
Mükellef ile Sanal Ofis Avantajlarından Faydalanın
Siz de bir girişimci olarak Türkiye’de şirket kurmak istiyorsanız şirketinizin kuruluşu, finansal süreç yönetimi ve girişiminizi büyütmek için ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü işlem için Mükellef’i tercih edebilirsiniz.
Eğer fiziki bir ofise ihtiyaç duymaksızın işlerini yürütmek isteyen bir girişimciyseniz, sanal ofis kiralamak için de Mükellef’ten destek alabilirsiniz. Şirketinize gelen kargoların alınması, saklanması, gelen çağrıların cevaplanması gibi hizmetlere de bu sayede erişebilirsiniz. Böylece, işlerinizi yasal bir şekilde yürütebilmek için bir adres sahibi olursunuz. Mükellef’in avantajlarından faydalanarak sanal ofis sahibi olmak için zaman kaybetmeyin. Detaylı bilgi için web sitemizi ziyaret etmeyi unutmayın.
