Ticari süreç içerisinde iş akışının etkili bir şekilde devam edebilmesi ve verimliliğin artırılabilmesi için çeşitli belgelerin düzenlenmesi gerekir. Doğru düzenlenmesinin önem arz ettiği bu belgelerden biri de tahsilat makbuzudur. Ticari taraf olan iki işletme arasında alım-satım işlemi söz konusu ise bu makbuz düzenlenmelidir. Ticari yaşam döngünüzün sorunsuz bir şekilde devam etmesi için tahsilat makbuzu hakkında gerekli tüm bilgilere ulaşabileceğiniz blog yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.
İçindekiler
Tahsilat Makbuzu Nedir?
Tahsilat makbuzu, ticari tarafların alım-satım sürecinde düzenlenen en temel belgelerden biridir. Satışı gerçekleştirilmiş olan herhangi bir mal ya da hizmetin ödemesinin yapıldığını belgelemek için düzenlenir. Taraflar arasında bu makbuzun düzenlenebilmesi için ödemenin bir kısmının veya tamamının yapılmış olması yeterlidir. Resmi bir belge niteliği taşıyan ve hukuki değere sahip olan tahsilat makbuzu, satışı gerçekleştirilen ürün ya da hizmetle ilgili bir anlaşmazlık olması durumunda ibraz edilebilir.
Para, mal, kıymetli evrak ve bunlara benzer değerlerin teslim alındığını gösteren tahsilat makbuzu bazı durumlarda düzenlenmeyebilir. Bu durumlar şu şekildedir.
- Kredi kartı ile alışveriş yapılması durumunda slip kesildiği için düzenleme gereksinimi ortadan kalkar.
- Yazar kasaya nakit olarak gerçekleştirilen ödemelerde kesilen satış fişi, tahsilat makbuzu yerine geçer. Bu nedenle ek bir belge düzenlemeye gerek kalmaz.
- Ödemenin bankalar üzerinden EFT ya da havale yolu ile gerçekleştirilmesi sonucu düzenlenen dekontlar için de makbuz kesmeye gerek yoktur.
Tahsilat makbuzunun ödemeyi alan ticari işletme tarafından kesilmesi gerekir. Makbuz kesildikten sonra aslı müşteriye teslim edilirken diğer nüshası da ilgili işletmede kalır. Ödeme yapan kişinin makbuz kesmesi durumunda ortaya çıkan belge tahsilat değil tediye makbuzu kapsamına girer.
Tahsilat Makbuzu Fatura Yerine Geçer mi?
Tahsilat makbuzu herhangi bir mal ya da hizmet alımı gerçekleşmesi durumunda, işlemin resmi olarak belgelenmesi amacıyla düzenlenir. Bu kapsamda değerlendirildiğinde fatura yerine geçen bir belge olamaz. Yalnızca tahsilat işlemini belgelendirmek için bu makbuz kullanılır. Bu nedenle tahsilat makbuzuna ilişkin bedelin muhasebe kayıtları altına gider olarak alınması söz konusu değildir. Gider kaydı yapılabilmesi için fatura veya fatura yerine geçebilen bir belge olması gerekir.
Fatura ile tahsilat makbuzu, düzenleme amacına bağlı olarak birbirinden farklılaşır. Fatura, satın alınan bir ürün karşılığında verilen ve tutar belirten resmi belgedir. Makbuz ise faturada belirtilen tutar karşılığında gerçekleştirilen ödeme sonucu düzenlenen belgedir. Ayrıca faturada Maliye Bakanlığı mührü bulunması gerekirken tahsilat makbuzunda böyle bir zorunluluk yoktur.
Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?
Tahsilat makbuzunu kesebilmek için dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunur. Bunlardan ilki, makbuzu kesebilmek için gerekli olan tüm bilgilerin en doğru şekilde doldurulduğundan emin olmaktır. Resmi kesinliği ve değeri olan tahsilat makbuzu, ödemenin belgelendiği genel bir evrak olduğu için bakanlık tarafından belirlenmiş olan teknik standartlara uymak zorunludur. Doğru bir şekilde kesilmemiş olan tahsilat makbuzları geçerliliğini yitirir.
Makbuz kesilmeden önce tüm bilgilerin teyit edilmesiyle birlikte kalan boş alanların çizilerek imha edilmesi gerekir. Böylece bu alanların daha sonra düzenlenmesi ya da doldurulması ihtimali ortadan kaldırılmış olur. Makbuzun boş kalan yerlerini çizgi çekerek kapatabilirsiniz.
Kesilen tahsilat makbunuzu geçerli kılan unsurlardan bir diğeri ise imzadır. Düzenleme işleminin sonlanmasının ardından makbuz, teslim alan kişi tarafından mutlaka imzalanmalıdır. İmza atılmasıyla belgenin doğruluğu kabul edilir ve makbuz resmi olarak geçerlilik kazanır. Ayrıca makbuzun sıra numarasının kronolojik olmasına da dikkat edilmesi gerekir.
Makbuz ödemenin gerçekleştiği gün itibarıyla kesilmelidir. Geriye dönük kesmeye uygun olmayan bu belge aynı şekilde ileriye dönük olarak da düzenlenemez. İleri tarihli ya da geriye dönük olarak kesilen tahsilat makbuzları yanlış hesaplamalara sebep olarak devlete ödenen vergide karışıklığa yol açabilir. Taraflar usulsüzlük cezasıyla karşılaşmamak için makbuzu uygun süre içinde kesmelidir.
Tahsilat makbuzu kesebilmek için her yıl bakanlık tarafından bir limit belirlenir. 2023 itibarıyla 7.000 TL olarak belirlenen limitin aşılması durumunda PTT, bankalar ve finans kuruluşları kullanılmalıdır.
Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?
Satışı gerçekleştirilen mal veya hizmet sonrası ödeme yapıldığında tahsilat makbuzu doldurmak gerekir. Makbuzun geçerli olması için gerekli alanlar doldurulmalıdır. Belge üzerinde hem düzenleyen hem de alan kişiye dair doldurulması gereken bilgiler yer alır. Makbuzu düzenleyen tarafın doldurması gereken alanlar şu şekilde sıralanır:
- İsim ve soyisim ile birlikte unvan
- Telefon numarası ve adres
- Makbuz düzenleme tarihi
- Hem yazılı hem de yazı formunda yazılması gereken ödeme tutarı
- Ödemenin yapılma amacı
- Çek ödemeleri için çek numarası ve ilgili banka
- İmza
Bu bilgiler düzenleyen kişi tarafından doldurulduktan sonra ödeme yapan da adını soyadını yazar ve imzasını atarak makbuz doldurma işlemini tamamlar. Makbuzu tarafların her ikisi de saklamalıdır. Eğer makbuz online olarak hazırlanırsa tüm bilgiler aynı şekilde eksiksiz doldurulduktan sonra karşı tarafa çıktı olarak verilebilir ya da e-posta aracılığıyla iletilebilir.
Düzenlenen makbuzun iptal edilmesi gerektiğinde her iki örneği de makbuz koçanının ilgili sıra numarasına zımbalamak gerekir. Sol alt köşeden sağ üst köşeye kadar çekilen iki paralel çizgi arasına “İPTAL” yazılarak makbuzun geçerliliği ortadan kaldırılabilir.
Tahsilat Makbuzu Örneği
Aşağıda verilen tahsilat makbuzu örneğine ve detaylara göz atarak makbuzun nasıl doldurulması gerektiği konusunda daha net fikir sahibi olabilirsiniz.
Taraflar matbu üzerinden kendi adlarına boş makbuz nüshası bastırabilir. Kırtasiyelerden makbuz defteri tedarik edilebileceği gibi boş makbuz nüshasına internet üzerinden ulaşmak da mümkündür. Elektronik olarak düzenlenen makbuzun boş nüshası yazdırıldıktan sonra gerekli olan tüm bilgiler doldurulabilir. Son olarak imza atılıp geçerli kılınan makbuz resmi nitelik kazanmış olur.
Tahsilat Makbuzu Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?
Vergi beyannameleri hazırlamak ve muhasebe kaydı tutmak için tahsilat makbuzu önemli bir belgedir. Bu nedenle makbuz kopyalarının taraf olan kişi ya da işletmelerce güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi gerekir. Bu makbuz fatura değeri taşıyan bir evrak olmadığı için muhasebe kayıtlarında gider olarak gösterilemez. Muhasebe kaydına işlenecek bir belgenin gider kalemi niteliği taşıması gerekir.
Şirketinizi Mükellef ile Kurun ve Yönetin
Siz de şirket kurmak istiyor ancak nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız Mükellef’in web sitesini ziyaret ederek ilk adımı atabilirsiniz. Şirket kuruluşundan ön muhasebeye kadar tüm süreçleri tek bir platform üzerinden online olarak takip edebilme avantajı sunan Mükellef, şirket kurmak ve yönetmek isteyen girişimcilere hizmet verir. Detaylı bilgi için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.
