Defter Tasdik Nedir? Ücreti Ne Kadar?

Defter tasdik işlemi şirketlerin en önemli yükümlülükleri arasında yer alıyor. Defter tasdiki yapmakla yükümlü olan ilgili gerçek veya tüzel kişi mükellefler, defter tasdik işlemini kanuni süreler içerisinde yapmadıkları zaman cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabiliyor. Yazımızda defter tasdiki hakkında önemli detaylara yer verdik.

Defter Tasdik Nedir?

Defter tasdik, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde ticari işletmeler tarafından tutulması gereken defterlerin ilgili kurumlarca onaylanması işlemidir. Mükellefler tarafından ticari işletmelerin mali bilgileri, borç/alacak ilişkileri gibi önemli bilgi ve işlemlerini kayıt altına almak için tutulan defterlerin güvenirliğinin sağlanması gerekir. Bu defterlerin gerekli hâllerde delil olarak kullanılabilmesi için defter tasdikinin zamanında ve ilgili kanunlara uygun şekilde yapılması oldukça önemlidir.

Mükellefler tarafından tutulan defterlerin açılış tasdiki, kapanış tasdiki ve ara tasdiki söz konusu olabilmektedir. Mükellefiyet ve defter çeşitlerine göre defterin tasdik çeşitleri ve kanuni süreleri farklılık gösterir.

Defter Tasdiki Nasıl Yapılır?

203 Numaralı Vergi Usul Kanunu’na göre defterler şu şekilde tasdik olunur:

• Ciltli defterlerin onaylanması sırasında sayfaların sıra numarasıyla ardışık olup olmadığı kontrol edilir ve bu sayfalar onay makamının resmî mührüyle mühürlenir.
• T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığınca müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanmasına izin verilen işletmeler, bir yıl içerisinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı ilgili kanunun 10. maddesinde belirtilen esaslara göre tasdik ettirir. Tasdikli yaprakların bitmesi durumunda yeni yapraklar kullanılmadan önce tasdike sunulur. 

Bunların sayfa numaraları tasdikli sayfa numaralarını kesintisiz olarak takip eder. Tasdik makamı ilave yaprakların sayısını ilk tasdik şerhinin altına kaydeder ve bu kaydı usule uygun şekilde tasdik eder. 

Defter Tasdiki Ne Zaman Yapılır?

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre defter tasdik süreleri şirket mükelleflerinin özel durumlarına bağlı olarak değişir.

• Hâlihazırda işe devam etmekte olan mükellefler defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (normal hesap dönemi ise aralık ayı sonuna kadar),
• Hesap dönemleri T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından özel olarak belirlenenler defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
• Yeniden işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyet durumu söz konusu olanlar içinse işe başladıkları, sınıf değiştirdikleri ve mükellefiyetin başladığı tarihten önce,
• Vergi muafiyeti sona erenler, sona erme tarihinden başlayarak 10 gün içinde,
• Tasdiki zorunlu olan defterlerin dolması veya başka sebeplerle yeni defter kullanacak olanlar kullanmaya başlamadan önce açılış tasdiki yaptırmak zorundadır.

e-Defter Beyan Sistemi, vergi mükelleflerinin muhasebe işlemlerinin elektronik ortamda yapılması, depolanması ve Gelir İdaresi Başkanlığına bildirim yapılması için oluşturulan gelişmiş bir sistemdir. İlgili sistem üzerinden elektronik ortamda tutulan defterleri hazırlama, depolama ve ibraz etme işlemleri yapılır. Defter-Beyan Sistemi’ni kullanan şirketlerin elektronik ortamda tutabilecekleri defterler envanter defteri, işletme defteri ve damga vergisi defteridir.

Elektronik olarak tutulan defterlerin tasdik süreci şu şekildedir:

• Noter tasdiki işlemi yaptırılmaz.
• Açılış tasdiki ilk defa ya da yeniden işe başlayan mükelleflerle sınıf değiştirme durumlarında kullanılmaya başlamadan önce, daha sonraki faaliyet dönemlerinde ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından otomatik yapılır.
• Kapanış tasdiki takvim yılının son ayını takip eden 4. ayın sonunda Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından otomatik yapılır.
• Defter-Beyan Sistemi’ni kullanmakla yükümlü olan mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların kâğıt ortamında tuttukları defterlerin hukuki geçerliliği yoktur.

Defter Tasdikini Kim Yapar?

Defter tasdikleri noter huzurunda yapılır. İş yeri olan mükellefler iş yerinin bulunduğu yerdeki noterlere, iş yeri olmayanlar ikametgâhının bulunduğu yerdeki notere defter tasdiki yaptırabilir.

Sadece anonim şirket ve limited şirket açılış tasdikleri şirket merkezinin bulunduğu Ticaret Sicil Müdürlüğüne yaptırılmalıdır.

Defter Tasdik Ücreti Nedir?

Noterler tarafından yapılan defter tasdikinin ücreti her yıl değişmektedir. 2024 yılı için açılış tasdiki ücreti:

• Yüz sayfaya kadar (yüzüncü sayfa dâhil) 12,99 TL,
• Yüz sayfadan yukarı her yüz sayfa için 4,87 TL olarak belirlenmiştir.
• Yüz sayfanın fazlası (küsüratı) elli sayfaya kadar ise ücretsiz,
• Elli sayfanın üzerinde olursa 4,87 TL’dir.

Ara ve kapanış onaylamalarındaysa ücret sabit ve 4,87 TL’dir. Anonim ve limited şirketlerin kuruluş ve defter tasdik ücreti 1.600,00 TL’dir.

Farklı Şirket Türleri İçin Defter Tasdik Süreçleri

Şahıs şirketleri, limited şirketi ve anonim şirketi tarafından tutulması ve tasdik ettirilmesi gereken defteler farklılık gösterir. Şirketler, ilgili defterlerini kanuni süreleri içerisinde defter tasdik ücreti ödeyerek tasdik ettirmekle yükümlüdür.

Şahıs Şirketlerinde Defter Tasdiki

Şahıs şirketleri (gerçek kişi şahıs işletmeleri), Gelir Vergisi ödemekle yükümlüdür.

Gelir Vergisi Kanunu’na göre ticari kazancın tespiti bakımından mükellefler gerçek usule tabi olanlar ve basit usule tabi olanlar olmak üzere ikiye ayrılır. Gerçek usule tabi olanlar ise bilanço esasına göre defter tutanlar (birinci sınıf tacirler) ve işletme esasına göre defter tutanlar (ikinci sınıf tacirler) olmak üzere ikiye ayrılır. Gerçek şahıs işletmeleri tasdik işlemlerini notere yaptırmakla yükümlüdür.

Şahıs şirketleri ticari kazançları bakımından gerçek usule tabi ve bilanço hesabına göre defter tutmakla yükümlüyse tutulması ve kanuni süreleri içerisinde açılış tasdiki yaptırmaları gereken defterler şunlardır:

• Yevmiye defteri,
• Defter-i kebir,
• Envanter defteri,
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.

Bilanço hesabına göre defter tutan şahıs şirketleri söz konusu defterlerden hepsinin ara tasdikini yaptırabilir. Kapanış kaydı yaptırmaları gereken defter ise sadece yevmiye defteridir.

Şahıs şirketleri ticari kazançları bakımından gerçek usule tabi ve işletme esasına göre defter tutmakla yükümlüyse tutması gereken tek defter işletme defteridir. İşletme esası hesabına göre defter tutan şahıs işletmeleri Defter Beyan Sistemi üzerinden elektronik defter (e-defter) tutmak zorundadır. 

İşletme defterinin tasdik işlemleri otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılır. İşletme defteri tutmak zorunda olan şahıs şirketleri ilgili defteri kâğıt ortamında hazırlayıp notere açılış tasdiki yaptırmakla yükümlüdür. İşletme defterinin ara tasdiki ve kapanış tasdiki yoktur.

Şahıs şirketleri basit usulde ticari kazanç elde ediyorsa defter tutma ve tasdik ettirme yükümlülükleri bulunmamaktadır.

Limited Şirket Defter Tasdikleri

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğe göre limited şirket tarafından tutulması ve kanuni süreleri içerisinde tasdik ettirilmesi gereken defterler şunlardır:

• Yevmiye defteri,
• Defter-i kebir,
• Envanter defteri,
• Pay defteri,
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.

Limited şirketlerin açılış tasdiki Ticaret Sicil Müdürlüğüne, diğer tasdikler notere yaptırılmalıdır.

Limited şirket tarafından hâlihazırda kullanılmakta olan pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin yaprakları dolmadıysa yeni dönemde kullanmak için sadece ara tasdik yaptırmaları gerekir.

Limited şirket tarafından müdürler kurulu karar defteri tutulabilir. Bu defterin tutulması zorunlu değildir. Tutulması hâlinde anonim şirket yönetim kurulu defteri için geçerli olan kanun çerçevesinde açılış ve kapanış tasdikleri yaptırılmalıdır.

Anonim Şirket Defter Tasdikleri

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğe göre anonim şirketler tarafından tutulması ve tasdik ettirilmesi gereken defterler şunlardır:

• Yevmiye defteri,
• Defter-i kebir,
• Envanter defteri,
• Damga vergisi defteri,
• Yönetim kurulu karar defteri,
• Pay defteri,
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.

Anonim şirketlerin açılış tasdiki Ticaret Sicil Müdürlüğüne, diğer tasdikler notere yaptırılmalıdır.

Anonim şirket tarafından hâlihazırda kullanılmakta olan pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin yaprakları dolmadıysa yeni dönemde kullanmak için sadece ara tasdik yaptırmak gerekir.

Anonim şirketleri tarafından sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterinin kanuni süreleri içerisinde kapanış tasdikinin yaptırılması gerekir.

Defter Tasdiki İçin Noterden İstenen Evraklar

• Mükellefler tarafından ciltlenmiş ilgili defterler notere teslim edilir.
• Ticaret siciline kayıtlı olan mükellefler, noterlere tasdik yaptırmak için Ticaret Sicil Müdürlüklerinden Ticaret Sicili Tasdiknamesi almalı ve notere ibraz etmelidir. Tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi bir değişiklik olmaması durumunda geçmiş yıllarda alınan tasdiknameler de notere ibraz edilebilir.
• Yenilenmesi gereken pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri için açış onayı yapacak olan mükellefler, kullanımına son verilecek ilgili defterleri (eğer zayi edildiyse zayi belgesini) notere ibraz etmekle yükümlüdür.

e-Defter Tasdik Ücreti Nedir? Nasıl Yapılır?

e-Defter Beyan Sistemi üzerinden tutulabilen envanter defteri, işletme defteri ve damga vergisi defteri elektronik ortamda tutuluyorsa noter tasdiki aranmaz. Tasdik işlemleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından otomatik yapıldığı için e-defter tasdik ücreti bulunmamaktadır.

Defter Tasdik Ettirmeme Cezası Nedir?

Defter tasdiklerini kanuni sürelerinde tamamlamayan mükelleflere kesilecek olan birinci derece usulsüzlük cezaları 2024 yılı için şu şekilde belirlenmiştir:

• Sermaye şirketleri için 1.100 TL,
• Sermaye şirketi dışında kalan ve bilanço esasına göre defter tutanlar için 660 TL,
• İşletme esasına göre defter tutanlar için 330 TL.

Defter tasdiklerini kanuni sürelerinde tamamlamayan mükelleflere kesilecek olan ikinci derece usulsüzlük cezaları 2024 yılı için şu şekilde belirlenmiştir:

• Sermaye şirketleri için 580 TL,
• Sermaye şirketi dışında kalan ve bilanço esasına göre defter tutanlar için 330 TL,
• İşletme esasına göre defter tutanlar için 150 TL.

Mükellef ile Şirket Kurma ve Defter Tasdik Süreçleri Çok Kolay!

Mükellef olarak şirket kurmak için gerekli olan süreci sizler için tamamlıyor, aynı zamanda defter tasdik süreçlerinde de eksiksiz olarak destek oluyoruz. Siz de yeni bir şirket kurmak veya farkı sektörlerde faaliyet gösteren şirketlerinizin yönetim sürecini kolaylaştırmak için profesyonel ekiplerimizden destek alabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Defter tasdik süreçleri hakkında sıkça sorulan sorulara buradan ulaşabilirsiniz.